Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w procesie rekrutacji

A. Dane osobowe niezbędne w procesie rekrutacyjnym:

1. W związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym OXYS pozyskuje od kandydata na pracownika dane osobowe wymienione w „Formularzu aplikacji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie” zwanym dalej Formularzem umieszczonym na Stronie internetowej okularium.pl. Podanie danych zwartych w kwestionariuszu, tj. imienia, nazwiska i danych kontaktowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z Kodeksu Pracy i jest konieczne na wstępnym etapie rekrutacji. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże konsekwencją niepodania danych osobowych będzie odrzucenie aplikacji. W związku z rekrutacją na podstawie przepisów prawa OXYS ma prawo przetwarzać następujące dane osobowe: dane identyfikacyjne, datę urodzenia, dane kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

2. OXYS może żądać podania innych danych osobowych niż określone w ust. 1 powyżej, zwłaszcza danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w celu weryfikacji spełniania przez kandydata kryteriów określonych w ogłoszeniu rekrutacyjnym lub gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

3. OXYS może żądać udokumentowania danych osobowych pozyskiwanych od kandydata do pracy zgodnie z ust. 1 powyżej np. dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje zawodowe lub przebieg dotychczasowego zatrudnienia w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

B. Dodatkowe dane podane w procesie rekrutacyjnym: 

1. W procesie rekrutacyjnym, w tym w przekazywanych dokumentach rekrutacyjnych (przy czym na dokumenty rekrutacyjne składają się: Formularz aplikacji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub życiorys zawodowy (CV), kandydat może z własnej inicjatywy podać także dodatkowe dane osobowe wykraczające poza zakres wynikający z obowiązujących przepisów prawa np. poprzez określenie dodatkowych danych kontaktowych, zainteresowań, zamieszczenie w CV zdjęcia, innych informacji lub dołączenie listu referencyjnego.  

2. Podanie innych danych zgodnie z postanowieniem poprzedzającym równoznaczne jest z wyrażeniem zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych przez OXYS i jest w pełni dobrowolne oraz nieobowiązkowe. 

3. Dobrowolne zamieszczenie w CV zdjęcia kandydata jest dodatkowo równoznaczne z wyrażeniem przez kandydata zgody na nieodpłatne udostępnianie lub przechowywanie przez OXYS wizerunku kandydata zawartego w dokumentach aplikacyjnych, niemniej wyłącznie w celach związanych z procesem rekrutacyjnym, przy czym  udostępnianie dotyczy jedynie  osób lub podmiotów upoważnionych przez OXYS i zaangażowanych w proces rekrutacji. Przedmiotowa zgoda uzasadniona jest treścią art. 81 ust. Ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U.2019.1231 z dnia 2019.07.03).  

4. Kandydat ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

C. Realizacja bieżących i przyszłych procesów rekrutacyjnych: 

1. Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzane są wyłącznie do celów realizacji procesu rekrutacyjnego na wskazane w bieżącym ogłoszeniu zamieszczonym na Stronie internetowej okularium.pl stanowisko pracy.

2. Dokumenty rekrutacyjne nie są zbierane w przypadku braku wolnych miejsc pracy – braku zamieszczenia ogłoszenia oferty pracy.

3. Ponadto kandydat może również brać udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, o ile wyrazi na to swoją zgodę.

4. OXYS dopuszcza możliwość uczestniczenia kandydatów w przyszłych procesach rekrutacyjnych, w szczególności w stosunku do stanowisk, na które istnieje duże zapotrzebowanie, a możliwości pozyskania kandydata do pracy są ograniczone lub stanowisk, na które wymagane są wysokie kwalifikacje, a proces pozyskiwania takich kandydatów do pracy jest kosztowny.

D. Informacja zwrotna o aktualnym etapie postępowania rekrutacyjnego i wynikach naboru: 

1. OXYS kontaktuje się z wybranymi kandydatami wyłonionymi w pierwszym etapie selekcji dokumentów rekrutacyjnych.

2. W drugim etapie rekrutacji kandydaci zapraszani są na rozmowy rekrutacyjne. 

3. W procesie rekrutacyjnym może być także zastosowany test kwalifikacyjny lub sprawdzian umiejętności praktycznych.

4. Informacja o wynikach naboru – fakcie wyłonienia oferty w procesie rekrutacyjnym lub jej odrzuceniu przekazywana jest każdemu z kandydatów biorącemu udział w rozmowach rekrutacyjnych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 RODO, OXYS informuje, że:

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Optyka OXYS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dawniej Optyka OXYS Spółka Jawna Paweł Gołębiowski, Marcin Kulas) z siedzibą w Będzinie (42-500) przy ul. Modrzejowskiej 80, REGON: 003474336, NIP: 6440515875 (OXYS).

2. OXYS powołał inspektora ochrony danych osobowych (IODO), z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych. Jest on osobą służącą pomocą w razie pytań lub wątpliwości dotyczących Twoich danych osobowych. Kontakt do IODO:

    − adres korespondencyjny: Optyka OXYS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dawniej Optyka OXYS Spółka Jawna Paweł Gołębiowski, Marcin Kulas); ul. Modrzejowska 80; 42-500 Będzin;

    − E-mail: iodo@oxys.pl ;

    − Numer kontaktowy: 32 761 51 51;

3. Twoje dane osobowe będą co do zasady przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji w tym nawiązania kontaktu w sprawach związanych z umówieniem spotkań rekrutacyjnych lub przekazaniem informacji o warunkach oferty pracy lub wynikach procesu.

4. Podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych są następujące przesłanki: podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz innych ustaw lub aktów wykonawczych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach lub dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacji Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda wyrażona na powyższych zasadach może zostać w dowolnym momencie wycofana - nie wpłynie to jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Dane osobowe przetwarzane będą ewentualnie również na wypadek sporów zaistniałych pomiędzy kandydatem a Administratorem i wtedy podstawą prawną ich przetwarzania będzie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

5. Odbiorcą Twoich danych osobowych będą upoważnieni pracownicy OXYS lub ewentualnie podmioty zaangażowane w proces rekrutacji na podstawie szczegółowych umów zawartych z OXYS. OXYS nie zamierza przekazywać Twoich danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

6. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wyłonienia kandydata rekomendowanego do zatrudnienia. Dokumenty rekrutacyjne kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni zostaną usunięte w ciągu maksymalnie 1 miesiąca od daty zakończenia procesu rekrutacyjnego, chyba że wyraziłaś/eś zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych. W takim przypadku dokumenty aplikacyjne będą przechowywane maksymalnie przez okres roku, chyba że:

    − kandydat potwierdzi aktualność zawartych w nich danych i wyrazi zgodę na dalsze przechowywanie dla kolejnych procesów rekrutacyjnych organizowanych przez OXYS, lub

    − przepisy prawa będą zobowiązywać OXYS do dłuższego przetwarzania tych danych, lub 

    − dłuższe przechowywanie danych okaże się uzasadnione z uwagi na konieczność ochrony przed potencjalnymi roszczeniami, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu pracy lub kodeksu cywilnego.

7. Masz prawo do dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

8. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych Ciebie dotyczących narusza przepisy RODO.

9. W ramach procesu rekrutacji, w oparciu o Twoje dane nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.